Uno de los grandes retos de los bufetes de abogados y de los departamentos jurídicos de las grandes empresas es tener un control adecuado de los procedimientos judiciales. Al fin y al cabo, el seguimiento del progreso de las demandas es fundamental para conseguir buenos resultados. Sin embargo, cuando hay un gran volumen de demandas, este control se ve comprometido. 

Por lo tanto, es necesario aplicar soluciones destinadas a optimizar los procedimientos internos, con el objetivo de lograr una mayor productividad y una mejor organización. 

A lo largo del texto, presentaremos algunas herramientas y prácticas que pueden añadirse a su rutina legal para mejorar el control de los casos. Vea a continuación.

Impugnación en casos judiciales de control

¿Sabía que Brasil es el campeón mundial, con diferencia, de las acciones judiciales? Sólo en reclamaciones laborales, el país concentra aproximadamente el 90% de la demanda mundial.

Así, se puede decir que la demanda de procedimientos civiles y laborales en las grandes empresas ya no es la misma que hace unas décadas. Actualmente, hay empresas que necesitan gestionar hasta 50.000 casos activos. Por lo tanto, subcontratan esta operación a bufetes de abogados, que luego también se encargan de decenas de miles de casos.

Una cosa es gestionar 100 procesos y otra muy distinta gestionar 10.000. Por eso es tan importante buscar la forma de no perder el control de estas demandas, para no perder la calidad del servicio. 

Consejos para optimizar la gestión de los casos

El control de los procesos judiciales, es decir, la organización de las demandas y el seguimiento de los avances y los plazos, es fundamental para el pleno funcionamiento de los entornos jurídicos. 

Hemos enumerado algunas prácticas que pueden aplicarse para mejorar la gestión de los procesos. Compruébelo a continuación. 

Normalización de la información

Cuando hay un volumen muy alto de procesos, hay que crear medios para simplificar el registro de la información. Con todo estandarizado, la búsqueda y el análisis de estos datos se hace más rápidamente, lo que ayuda a mantener el control de los procesos.  

Por ello, le recomendamos que clasifique la información según algunas características comunes. Por ejemplo, es posible hacer esta división según el área del derecho de cada pleito, dividirlos entre pleitos de personas jurídicas y de personas físicas, entre otros. 

Control de tareas y plazos

El control de las tareas y de los plazos de los procedimientos es muy importante para evitar errores que puedan acarrear grandes pérdidas a los clientes y/o a la propia empresa. 

Por lo tanto, su empresa debe crear un método de seguimiento de las demandas. Es decir, es necesario que el gerente tenga un macrocontrol de todas las actividades de la empresa, como los plazos, los detalles de las acciones, el organismo y la instancia, cuál es la etapa del proceso, etc. 

Esto proporciona una visión general de la situación actual de la empresa/oficina, lo que permite adoptar medidas correctivas para optimizar los procesos, en caso necesario.

En este sentido, un consejo interesante es utilizar el Sistema de Empuje de los Tribunales de Justicia como aliado en el control de las tareas. Sólo tiene que registrarse con un correo electrónico y un número de proceso y tendrá acceso a todo el movimiento procesal. 

Integración de datos

Uno de los principales retos a la hora de gestionar los procedimientos judiciales es la dificultad de integrar toda la información necesaria de forma optimizada. En la mayoría de los casos, los departamentos jurídicos y los bufetes de abogados tienen varias hojas de cálculo con información. Todo está muy disperso, lo que dificulta la búsqueda de datos. 

Por lo tanto, la acumulación de hojas de cálculo, así como de carpetas manuales, genera una mayor demanda de tiempo para el análisis de la información. Por lo tanto, hay una pérdida de productividad y también hace que la empresa sea más susceptible de cometer errores.

La solución está en la automatización de los datos, es decir, la tecnología se convierte en un gran aliado en el control de los procesos. De esto hablaremos a continuación. 

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Herramientas para la gestión de los casos judiciales

Las herramientas organizativas son fundamentales para la gestión de los procedimientos. Actualmente, con la disponibilidad de la tecnología como aliada en la rutina legal, ya no tiene sentido tener un control manual de estos datos. 

Todavía es muy común utilizar hojas de cálculo en línea para hacer este seguimiento, sin embargo, gestionar un gran volumen de datos en estas herramientas se convierte en una tarea complicada. Y, por supuesto, aunque el intercambio digital sea posible, las hojas de cálculo siguen requiriendo mucho trabajo manual y atención. 

Por ello, es interesante recurrir a un software jurídico que automatice la gestión procesal. 

Software de gestión 

Si su empresa se ocupa de una gran demanda de procedimientos, necesita un software que garantice la eficacia y la agilidad de las entregas. Además de mantener los plazos y el progreso de los casos organizados en un solo lugar, estas herramientas también automatizan una serie de pasos burocráticos para controlar el proceso judicial. 

Con un buen software jurídico, su empresa podrá gestionar los datos de forma más organizada y ágil, aumentando la productividad y reduciendo los errores en todo el proceso. 

Además, también aumenta la seguridad de la información almacenada digitalmente y la facilidad de acceso a los datos. 

Sistemas de inteligencia empresarial

Otra forma de optimizar el control de los procesos legales es mediante un software que transforme los datos en información a través de Business Intelligence. Con los informes en la mano, su empresa podrá hacer un análisis crítico de las demandas legales, basado en datos reales. 

Legal Metrics es el primer BI exclusivo para el área jurídica. El sistema integra las soluciones analíticas más avanzadas con la inteligencia jurídica y aporta eficiencia en la gestión del rendimiento de su cartera de casos.

Con Legal Metrics, usted tendrá acceso a información que cuenta una historia, es decir, que permite entender los panoramas pasados, las realidades actuales y la proyección de escenarios futuros. 

De este modo, es posible tomar decisiones correctivas y predictivas.